Para as empresas suíças que manipulam stocks físicos, a visibilidade em tempo real sobre os níveis de inventário e o controlo das compras a fornecedores são alavancas diretas de rentabilidade. Um stock mal gerido imobiliza capital, gera ruturas ou excessos de stock, e complica o planeamento. O Odoo Inventário e o Odoo Compras formam um duo integrado que cobre toda a cadeia de aprovisionamento — da ordem de compra ao fornecedor até à entrada em stock — com contabilização automática e em tempo real.
Como parceiro Odoo na Suíça, a AX-Fiduciaire configura estes módulos de acordo com as especificidades da sua atividade: estrutura de armazéns, métodos de valorização, fluxos logísticos, condicionantes aduaneiras e regras de reabastecimento adaptadas ao seu ciclo de atividade.
Módulo Inventário Odoo: visibilidade total sobre os seus stocks
O módulo Odoo Inventário oferece uma gestão completa do conjunto dos movimentos de stock, das localizações de armazenagem e das regras logísticas. Adapta-se às PME como às empresas multi-sites.
Gestão multi-armazém e localizações
O Odoo permite gerir vários armazéns distintos com as suas próprias regras de reabastecimento, transferências inter-armazéns e localizações internas (zonas de receção, picking, expedição, devoluções). Cada localização pode ser configurada como uma zona de stock valorizada ou um espaço de trânsito. As transferências entre armazéns são rastreáveis e geram os lançamentos contabilísticos apropriados se a valorização estiver ativada em modo contínuo.
Rastreabilidade por lotes e números de série
Para os setores sujeitos a rastreabilidade regulatória (agroalimentar, farmacêutico, química, dispositivos médicos), o Odoo suporta:
- Os números de série: acompanhamento individual de cada unidade, da receção ao cliente final
- Os lotes (batch/lot numbers): agrupamento de artigos produzidos nas mesmas condições, com data de validade e rastreabilidade completa
- O histórico completo dos movimentos: cada lote ou número de série é rastreável a montante (fornecedor) e a jusante (cliente)
Esta rastreabilidade é igualmente útil em caso de retirada de produto (recall) ou litígio de qualidade.
Código de barras e scanning mobile
A aplicação mobile Odoo Inventário transforma um smartphone ou tablet em terminal de scanning. Os operadores podem:
- Validar receções por leitura de código de barras ou QR code
- Efetuar picking lists sem regresso ao escritório
- Confirmar transferências inter-localizações em tempo real
- Realizar inventários físicos com scanning direto
A integração com os leitores de código de barras industriais é nativa, sem desenvolvimento específico.
Stock em tempo real
Cada movimento de stock (receção, expedição, transferência, ajustamento) atualiza instantaneamente as quantidades disponíveis, reservadas e previsionais. O dashboard Odoo apresenta a qualquer momento:
- O stock disponível por produto e por localização
- O stock reservado para encomendas em curso
- O stock previsional integrando as receções e entregas planeadas
- Os alertas de stock mínimo
Regras de reabastecimento automático
O Odoo propõe dois mecanismos de reabastecimento automático, adaptáveis produto a produto:
| Mecanismo | Funcionamento | Ideal para |
|---|---|---|
| Ponto de encomenda (min/max) | Desencadeia uma ordem de compra ou uma ordem de fabrico quando o stock passa abaixo do limiar mínimo | Artigos com procura regular e previsível |
| Make to Order (MTO) | Gera uma encomenda ao fornecedor ou uma ordem de fabrico a cada venda confirmada | Artigos de valor elevado ou baixa rotação |
Estas regras podem ser combinadas e planeadas através do scheduler Odoo, que funciona automaticamente segundo a frequência que definir.
Valorização dos stocks
A gestão de stocks Odoo suporta três métodos de valorização, conformes às normas contabilísticas suíças (CO e Swiss GAAP RPC):
- FIFO (First In, First Out): o custo dos primeiros artigos entrados é utilizado em primeiro lugar aquando das saídas. Recomendado para artigos cujos preços variam ao longo do tempo.
- Preço médio ponderado (PMP): o custo médio dos stocks é recalculado a cada entrada. Método simples e adaptado à maioria das PME.
- Custo padrão: um preço padrão definido manualmente é utilizado para todas as valorizações. Os desvios em relação ao preço real são contabilizados em variância.
Em modo de valorização contínua (perpetual inventory), cada movimento de stock gera automaticamente os lançamentos contabilísticos correspondentes no Odoo Contabilidade.
Rotas e fluxos logísticos configuráveis
O Odoo permite modelar fluxos logísticos complexos graças às rotas:
- Entrega direta (dropshipping): o fornecedor entrega diretamente ao seu cliente
- Cross-docking: as mercadorias recebidas são imediatamente redistribuídas sem entrada em stock
- Fluxos push/pull: desencadeamento das transferências a pedido ou automaticamente a cada movimento a montante
- Multi-step: receção em zona de controlo de qualidade antes da entrada em stock, preparação de encomendas em múltiplas etapas
Inventário físico e ajustamentos
O Odoo facilita a realização dos inventários físicos anuais ou rotativos (cycle counting):
- Geração de listas de inventário por localização ou categoria de produtos
- Inserção das quantidades contadas diretamente na interface ou via scanning mobile
- Validação dos desvios com geração automática dos ajustamentos de stock
- Contabilização dos ajustamentos de stock em conta de perdas/ganhos de inventário
Módulo Compras Odoo: otimização da relação com fornecedores
O módulo Odoo Compras gere o conjunto do processo procure-to-pay: da expressão da necessidade à validação da fatura do fornecedor, passando pela encomenda e a receção das mercadorias.
Pedidos de preço e consultas de mercado
O Odoo permite enviar pedidos de preço (RFQ — Request for Quotation) a vários fornecedores simultaneamente para uma mesma necessidade. A funcionalidade de consulta de mercado permite:
- Comparar as propostas recebidas num único ecrã (preço, prazos, condições)
- Atribuir o mercado ao fornecedor selecionado com um clique
- Arquivar as propostas recebidas e as decisões tomadas
Esta concorrência estruturada contribui diretamente para a redução dos custos de compra.
Gestão dos fornecedores
O Odoo centraliza o conjunto das informações sobre fornecedores:
- Coordenadas, contactos e interlocutores dedicados
- Prazos de entrega por fornecedor e por produto
- Preços de compra históricos e tarifas negociadas
- Avaliação do desempenho do fornecedor (pontualidade, qualidade)
- Listas de preços e descontos por volume
Ordens de compra automatizadas
As ordens de compra podem ser geradas automaticamente pelas regras de reabastecimento ou manualmente. O Odoo propõe:
- Agrupamento automático das necessidades para otimizar as quantidades encomendadas
- Aplicação automática das condições tarifárias negociadas
- Fluxo de validação com níveis de autorização (ex.: validação do gestor para encomendas acima de um limiar)
- Envio automático ao fornecedor por email em formato PDF personalizável
Controlo das receções
À receção das mercadorias, o Odoo compara a entrega com a ordem de compra:
- Receção parcial com gestão dos remanescentes
- Controlo das quantidades recebidas vs encomendadas
- Registo dos números de série ou de lote na receção
- Validação mobile por leitura de códigos de barras
- Atualização imediata do stock e da valorização
Controlo das faturas de fornecedores — 3-way matching
O controlo a três vias (3-way matching) é uma funcionalidade-chave do módulo Compras Odoo. Compara automaticamente:
- A ordem de compra (quantidades e preços encomendados)
- A guia de receção (quantidades efetivamente recebidas)
- A fatura do fornecedor (quantidades e montantes faturados)
Se forem detetados desvios (preço diferente, quantidade superior à receção), o Odoo gera um alerta e pode bloquear a validação da fatura. Este controlo reduz os erros de pagamento, deteta fraudes e reforça o rigor do processo contabilístico.
Condições de compra e contratos-quadro
Para as relações com fornecedores estabelecidas, o Odoo gere os contratos-quadro (blanket orders):
- Definição de um volume anual negociado e de um preço garantido
- Emissão de ordens de compra sucessivas no âmbito do contrato
- Acompanhamento do consumo do contrato em tempo real
- Alertas quando se aproxima do vencimento ou do esgotamento do volume contratual
Fabrico e MRP: do stock à produção
Para as empresas manufactureiras, o Odoo propõe um módulo de gestão de produção (MRP — Manufacturing Resource Planning) que se integra nativamente com o inventário e as compras.
Nomenclaturas (Bill of Materials)
As nomenclaturas (BOM) definem a composição de um produto acabado: matérias-primas, componentes, subconjuntos e operações. O Odoo suporta as nomenclaturas a vários níveis (multi-level BOM) e as variantes de produtos.
Ordens de fabrico
As ordens de fabrico são geradas manualmente ou automaticamente pelas regras MTO/MTS. Cada ordem consome os componentes do stock no lançamento e produz o bem acabado no final do fabrico, com contabilização dos custos de mão-de-obra e de materiais.
Planeamento de produção
O planificador MRP do Odoo calcula as necessidades em componentes em função das ordens de fabrico planeadas e dos stocks disponíveis. Gera automaticamente as propostas de compra ou de fabrico dos componentes em falta, respeitando os prazos de fornecedores e os prazos de produção.
Controlo de qualidade
O Odoo Quality permite definir pontos de controlo de qualidade em diferentes etapas do fluxo: na receção do fornecedor, durante o fabrico ou antes da expedição. As não-conformidades são registadas, são gerados alertas e podem ser lançadas ações corretivas diretamente a partir da interface.
Integração com a contabilidade Odoo
Uma das principais vantagens do Odoo é a integração nativa entre a gestão de stocks e a contabilidade. Ao contrário das soluções onde o stock e a contabilidade são sistemas separados ligados por interfaces, o Odoo gera os lançamentos contabilísticos em tempo real a cada movimento de stock.
Fluxos contabilísticos automáticos
- Receção de mercadorias: débito da conta de stock, crédito da conta de espera de receção (stock interim)
- Validação da fatura do fornecedor: débito da conta de espera de receção, crédito da conta do fornecedor
- Expedição ao cliente: débito do custo das mercadorias vendidas (CMV), crédito da conta de stock
- Ajustamentos de inventário: débito ou crédito da conta de perdas e ganhos de inventário
Esta contabilização automática elimina a dupla entrada, reduz os erros e garante a coerência permanente entre o stock físico e os valores contabilísticos. Para saber mais sobre as funcionalidades contabilísticas do Odoo, consulte a nossa página Odoo Contabilidade.
Dashboard financeiro do stock
O módulo Inventário propõe um dashboard de valorização que apresenta em tempo real o valor total do stock por categoria de produtos, por armazém e por método de valorização. Estes dados alimentam diretamente o balanço contabilístico sem tratamento manual adicional.
Especificidades suíças: alfândegas, multi-divisas e IVA
A Suíça, país fora da União Europeia com intensas trocas comerciais com os seus vizinhos, apresenta particularidades em matéria de gestão de stocks e de compras internacionais. O Odoo, corretamente configurado, responde a estas exigências.
Alfândegas suíças e importação
Para as empresas que importam mercadorias na Suíça, os custos anexos (direitos aduaneiros, despesas de desalfandegamento, IVA à importação) devem ser integrados no custo de custo dos produtos. O Odoo permite:
- O registo dos custos anexos (landed costs) em cada receção
- A repartição destes custos sobre os produtos recebidos segundo diferentes métodos (proporcional ao peso, ao volume ou ao valor)
- A atualização do custo médio ou FIFO com os custos de importação incluídos
Esta funcionalidade garante que os seus stocks são valorizados ao custo total de aquisição, conforme às exigências do Código das Obrigações suíço.
Multi-divisas para as compras internacionais
O Odoo gere nativamente as compras em divisas estrangeiras:
- Emissão de ordens de compra em EUR, USD, GBP ou qualquer outra divisa
- Aplicação automática da taxa de câmbio (manual ou atualizada automaticamente através de um serviço online)
- Conversão em CHF para a contabilização
- Contabilização dos desvios de câmbio realizados e latentes de acordo com as normas Swiss GAAP
IVA importação, exportação e autoliquidação
O tratamento de IVA ligado aos fluxos internacionais é corretamente gerido no Odoo:
- IVA à importação: dedutível na declaração à AFC, a distinguir dos direitos aduaneiros não recuperáveis
- Exportações fora da Suíça: isentas de IVA suíço (taxa 0%), documentadas automaticamente
- Autoliquidação (reverse charge): para as prestações de serviços recebidas de fornecedores estrangeiros
Estes códigos de IVA são configurados durante a parametrização inicial do Odoo pela nossa equipa, em conformidade com as diretivas da Administração Federal das Contribuições (AFC).
Porquê escolher a AX-Fiduciaire para o seu projeto Odoo Inventário
Um projeto Odoo Inventário bem-sucedido não se limita à instalação do software. A configuração das rotas logísticas, dos métodos de valorização, das regras de reabastecimento e da integração contabilística exige uma experiência combinada em gestão de stocks e em contabilidade suíça.
- Análise dos seus fluxos atuais: mapeamos os seus processos existentes antes de configurar o Odoo
- Configuração à medida: parametrização adaptada ao seu setor de atividade e às suas condicionantes específicas
- Formação das suas equipas: formação operacional para as equipas de armazém, compras e contabilidade
- Migração dos dados: importação do seu catálogo de produtos, dos seus stocks iniciais e do seu histórico de fornecedores
- Suporte contínuo: acompanhamento pós-implementação para os ajustamentos e evoluções
A nossa abordagem: configuramos o Odoo para que corresponda à sua realidade operacional, não o inverso. Uma boa configuração inicial evita as reconfigurações dispendiosas e as resistências internas à mudança.