Für ein Schweizer KMU ist das Jonglieren zwischen einer Excel-Tabelle für Leads, einer separaten Angebotssoftware und einer getrennten Buchhaltung eine ständige Quelle von Ineffizienz und Fehlern. Odoo CRM und Vertrieb vereinen den gesamten Vertriebszyklus in einer einzigen Plattform: vom ersten Kontakt bis zur gebuchten Rechnung, über das elektronisch unterzeichnete Angebot und den Auftrag.
Als Odoo-Partner begleitet AX-Fiduciaire Schweizer KMU bei der Implementierung dieser Module, mit besonderer Aufmerksamkeit für die lokalen Besonderheiten: Rechnungsstellung in CHF, Schweizer MwSt, eidgenössische Zahlungsbedingungen und direkte Integration mit der Buchhaltung.
Das Odoo-CRM-Modul: Ihre Vertriebspipeline steuern
Odoo CRM zentralisiert Ihre gesamte Vertriebstätigkeit und bietet vollständige Transparenz über jede Opportunity, von der Akquise bis zur Unterschrift.
Visuelle Kanban-Pipeline
Die Kanban-Ansicht des Odoo CRM zeigt jede Opportunity als verschiebbare Karte zwischen den Spalten Ihrer Pipeline. Sie konfigurieren die Phasen Ihres Vertriebszyklus frei (Qualifizierung, Vorschlag, Verhandlung, Gewonnen/Verloren). Auf einen Blick sieht Ihr Team den Status jedes Deals, den potenziellen Betrag und das geschätzte Abschlussdatum. Diese Visualisierung ersetzt vorteilhaft jede Excel-Tabelle zur Vertriebsverfolgung.
Lead- und Opportunity-Verwaltung
Odoo unterscheidet Leads (nicht qualifizierte Kontakte, oft durch Webformular oder eingehende E-Mail generiert) von Opportunities (qualifizierte Interessenten mit identifiziertem Verkaufspotenzial). Ein Lead kann manuell oder automatisch nach Scoring-Regeln in eine Opportunity umgewandelt werden. Jede Opportunity ist einem Vertriebsmitarbeiter, einem Unternehmen, einem geschätzten Betrag und einer Erfolgswahrscheinlichkeit zugeordnet.
Automatisches Scoring und Qualifizierung
Das automatische Scoring-Modul analysiert das Verhalten der Leads (besuchte Seiten, geöffnete E-Mails, ausgefüllte Formulare) und weist einen Qualifizierungs-Score zu. Leads, die einen definierten Schwellenwert überschreiten, werden automatisch zu Opportunities befördert und dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter gemäss Zuordnungsregeln (Gebiet, Sektor, Arbeitsbelastung) zugewiesen.
Geplante Aktivitäten und Erinnerungen
Für jede Opportunity planen die Vertriebsmitarbeiter typisierte Aktivitäten: Telefonanruf, Follow-up-E-Mail, Meeting, Angebotsversand, Nachfassaktion. Jede Aktivität hat ein Fälligkeitsdatum und einen Verantwortlichen. Odoo sendet automatische Erinnerungen und zeigt überfällige Aktivitäten in der Pipeline rot an. Keine Nachfassaktion wird vergessen.
E-Mail- und VoIP-Integration
Odoo verbindet sich mit Ihrer Messagerie (Microsoft 365, Google Workspace, IMAP/SMTP) und synchronisiert den E-Mail-Austausch mit den entsprechenden Opportunities. Jede von Odoo gesendete E-Mail wird im Chatter der Opportunity erfasst. Die VoIP-Integration ermöglicht Anrufe direkt aus der Oberfläche und protokolliert sie automatisch. Ihre Vertriebsmitarbeiter arbeiten von einem einzigen Tool aus.
Berichte und Umsatzprognosen
Das CRM-Dashboard bietet Echtzeit-Berichte:
- Prognostizierter Umsatz nach Monat, Quartal oder Vertriebsmitarbeiter
- Konversionsrate nach Pipeline-Phase
- Analyse verlorener Opportunities und Gründe für Misserfolge
- Individuelle und kollektive Leistung des Vertriebsteams
- Durchschnittliche Closing-Zeit nach Produkttyp oder Segment
Diese Daten ermöglichen dem Unternehmensführer, die Liquidität zu antizipieren und die Vertriebsprioritäten jede Woche anzupassen.
Kundensegmentierung
Odoo bietet eine detaillierte Segmentierung Ihrer Kunden- und Interessentenbasis: Branche, Unternehmensgrösse, Standort (Genf, Waadt, Deutschschweiz, international), Sprache, Kaufhistorie, generierter Umsatz. Diese Segmentierung speist Marketingkampagnen und ermöglicht gezielte Nachfassaktionen.
Das Odoo-Vertriebsmodul: vom Angebot zur Rechnung ohne Neuerfassung
Odoo Vertrieb übernimmt vom CRM, sobald eine Opportunity qualifiziert ist. Es verwaltet den formalen Vertriebszyklus: Angebot, Auftrag, Lieferung und Rechnungsstellung.
Professionelle Angebote in CHF und EUR
Erstellen Sie strukturierte Angebote mit Produktpositionen, Beschreibungen, Mengen, Stückpreisen und Rabatten. Odoo unterstützt nativ mehrere Währungen, was für Schweizer KMU, die mit Kunden in der Eurozone arbeiten, unerlässlich ist. Angebote werden als PDF mit Ihrem Logo, Ihren Bankverbindungen (Schweizer IBAN) und den gesetzlich erforderlichen Hinweisen generiert.
Anpassbare Angebotsvorlagen
Definieren Sie Angebotsvorlagen nach Produktfamilien oder Kundentyp. Eine Vorlage enthält vorausgefüllte Positionen, Allgemeine Geschäftsbedingungen und ein angepasstes Layout. Ihre Vertriebsmitarbeiter erstellen in wenigen Minuten ein vollständiges Angebot, ohne Auslassungen oder Preisfehler.
Integrierte elektronische Unterschrift
Der Kunde erhält das Angebot per E-Mail und kann es elektronisch aus seinem Browser heraus unterzeichnen, auf Computer oder Mobil, ohne ein Konto zu erstellen. Die Unterschrift ist zeitgestempelt und in der Schweiz für laufende Handelstransaktionen rechtsgültig (ZertES). Der Vertriebsmitarbeiter wird bei Unterzeichnung benachrichtigt und der Auftrag wird automatisch erstellt.
Automatische Konvertierung: Angebot → Auftrag → Rechnung
Dies ist einer der grössten Vorteile von Odoo: Der Dokumentenfluss ist vollständig automatisiert. Ein angenommenes Angebot wird mit einem Klick zu einem Auftrag. Die Lieferung (falls zutreffend) wird aus diesem Auftrag generiert. Die Rechnung wird aus dem Auftrag mit denselben Positionen und Beträgen erstellt, ohne Neuerfassung. Dieser Fluss eliminiert Übertragungsfehler und beschleunigt die Rechnungsstellungsfristen.
Schweizer Zahlungsbedingungen
Odoo ermöglicht die Konfiguration von Zahlungsbedingungen, die an die Schweizer Handelspraktiken angepasst sind: Nettobezahlung 30 Tage, 2 % Skonto bei 10 Tagen, 30 % Anzahlung bei Auftragserteilung. Diese Bedingungen werden automatisch auf die Rechnung und die Zahlungserinnerung angewendet. Sie können Standardbedingungen nach Kundensegment definieren.
Preislisten und Rabatte
Verwalten Sie mehrere Preislisten: öffentlicher Tarif, Händlertarif, Grosskundentarif, Exporttarif. Jede Preisliste kann in CHF, EUR oder einer anderen Währung sein, mit Rabattsätzen nach Produkt oder Familie. Ausnahmerabatte, die eine Genehmigung erfordern, lösen einen Genehmigungsworkflow vor dem Angebotsversand aus.
Kassensystem (POS) Odoo: für physische Verkaufsstellen
Wenn Ihre Tätigkeit eine physische Verkaufsstelle umfasst (Boutique, Ladentheke, Salon, Stand), integriert sich das Odoo-Kassensystemmodul perfekt mit CRM und Buchhaltung.
Intuitive Touchscreen-Oberfläche
Die Odoo-POS-Oberfläche ist für die Touch-Bedienung auf Tablet oder Touchscreen konzipiert. Die Produkte sind nach Kategorien organisiert, die Suche ist sofort und die Kassierung ist schnell. Ihre Kassenmitarbeitenden sind nach wenigen Minuten Schulung betriebsbereit.
Kompatibel mit Standardhardware
Odoo POS funktioniert mit gängigen Kassenperipheriegeräten: Thermodrucker für Kassenbelege, Kassenschublade, Barcode-Scanner, elektronisches Zahlungsterminal (EFT). Kein Investment in teure proprietäre Hardware erforderlich.
Offline-Modus
Bei einem Internetausfall funktioniert das Odoo-POS weiterhin im Offline-Modus. Transaktionen werden lokal gespeichert und bei Wiederverbindung automatisch synchronisiert. Ihre Verkäufe werden nie durch ein Konnektivitätsproblem unterbrochen.
Multi-Kassen-Verwaltung
Mehrere Kassen können gleichzeitig in einem Betrieb oder an mehreren Standorten betrieben werden. Jede Kasse hat ihre eigene Sitzung, ihr eigenes Wechselgeld und ihre eigenen Abschlussberichte. Der Verantwortliche greift in Echtzeit vom Back-Office aus auf die konsolidierten Zahlen zu.
Lager- und Buchhaltungsintegration
Jeder Kassenverkauf aktualisiert automatisch den Odoo-Bestand und generiert die entsprechenden Buchungssätze. Sie verwalten keine zwei getrennten Systeme mehr. Die Abendkasse stimmt auf den Franken genau mit der Buchhaltung überein.
Integration mit der Buchhaltung: der Mehrwert von AX-Fiduciaire
Die native Integration zwischen CRM, Vertrieb und Odoo Buchhaltung ist das, was Odoo grundlegend von isolierten CRM-Lösungen unterscheidet. Dieser unterbrechungsfreie Fluss ist das Herzstück des Mehrwerts, den AX-Fiduciaire seinen Kunden bietet.
Ein vollständig integrierter Fluss
| Phase | Odoo-Modul | Automatische Aktion |
|---|---|---|
| Eingehender Lead | CRM | Opportunity-Erstellung, Zuweisung Vertriebsmitarbeiter |
| Qualifizierung | CRM | Scoring, Aktivitätsplanung |
| Angebot versendet | Vertrieb | Kunden-E-Mail, Öffnungsverfolgung |
| Angebot unterzeichnet | Vertrieb | Auftragserstellung |
| Lieferung | Lager | Bestandsaktualisierung, Lieferschein |
| Rechnungsstellung | Buchhaltung | Rechnung generiert, Buchungssätze |
| Zahlung | Buchhaltung | Saldierung, MwSt-Abrechnung |
Dieser Fluss eliminiert alle Doppelerfassungen und garantiert, dass Ihre Vertriebs- und Buchhaltungsdaten immer kohärent sind. Ihre AX-Treuhand hat Echtzeitzugang zur Situation: tatsächlicher Umsatz, laufende Debitoren, zu entrichtende MwSt.
Automatische MwSt gemäss Schweizer Regeln
Odoo wendet automatisch den korrekten Schweizer MwSt-Satz an (8,1 % Standard, 3,8 % Beherbergung, 2,6 % Lebensmittel) je nach Produkt und Kunde. Für Kunden ausserhalb der Schweiz wird der Export mit 0 % MwSt und den erforderlichen gesetzlichen Hinweisen behandelt. Die vierteljährliche MwSt-Abrechnung wird direkt aus Odoo generiert und kann der ESTV übermittelt werden.
Rat AX-Fiduciaire: Viele KMU adoptieren Odoo für CRM und Rechnungsstellung, lassen aber die Buchhaltung in einer separaten Software. Wir raten dringend von diesem Ansatz ab: Er schafft fragile Schnittstellen, Fehlerrisiken und hohe Abstimmungskosten. Die vollständige Integration ist die rentabelste Investition.
Abonnements und wiederkehrende Einnahmen
Für KMU, deren Geschäftsmodell auf Abonnements basiert (SaaS, Wartung, Serviceverträge, Vermietung), bietet Odoo ein dediziertes Modul für die Verwaltung wiederkehrender Einnahmen.
Automatische wiederkehrende Rechnungsstellung
Konfigurieren Sie Ihre Abonnementverträge (monatlich, vierteljährlich, jährlich) und Odoo generiert automatisch Rechnungen bei Fälligkeit. Kunden erhalten ihre Rechnung per E-Mail ohne manuelle Eingreifen. Bei Zahlungsausfall wird ein automatischer Mahnworkflow ausgelöst. Ihre wiederkehrenden Einnahmen werden ohne administrativen Aufwand eingezogen.
Vertrags- und Erneuerungsverwaltung
Jeder Abonnementvertrag ist einem Kunden, einem Paket, einem Preis und einem Erneuerungsdatum zugeordnet. Odoo warnt Sie vor jeder Erneuerung und ermöglicht, automatisch ein Upgrade oder eine Neuverhandlung vorzuschlagen. Vertragsänderungen (Upgrade, Downgrade, Kündigung) werden mit ihren finanziellen Auswirkungen nachverfolgt.
Verfolgung von MRR und ARR
Das Abonnements-Dashboard zeigt in Echtzeit Ihre wiederkehrenden Einnahmenkennzahlen:
- MRR (Monthly Recurring Revenue): gesamter monatlich wiederkehrender Umsatz
- ARR (Annual Recurring Revenue): Jahresprojektion
- Churn-Rate: monatliche Kündigungsrate
- Net Revenue Retention: Nettowachstum der Abonnentenbasis
- MRR-Entwicklung nach Bewegungstyp (neu, Expansion, Kündigung)
Diese Kennzahlen sind unerlässlich für die Steuerung einer Tätigkeit mit wiederkehrenden Einnahmen und für Gespräche mit Investoren oder Ihrer Bank.
Warum AX-Fiduciaire für Ihre Odoo-CRM-Implementierung wählen?
AX-Fiduciaire kombiniert zwei Expertisen, die bei einem einzigen Partner selten vereint sind: technische Beherrschung von Odoo und tiefes Wissen über die Schweizer Regulierung und Finanzpraktiken.
- Kenntnis des Schweizer Marktes: Schweizer MwSt, KMU-Kontenplan, lokale Zahlungsbedingungen, Sprachen (DE, FR, IT, EN) nativ konfiguriert
- Methodische Implementierung: Analyse Ihrer bestehenden Prozesse, massgeschneiderte Konfiguration, Migration Ihrer Daten, Schulung Ihrer Teams
- Treuhandkontinuität: Ihre Buchhaltung bleibt in den Händen desselben Teams, das Ihr Odoo verwaltet, ohne Informationsverlust oder Schnittstellenkosten
- Post-Deployment-Support: ein Team verfügbar für Ihre Fragen, Updates und funktionale Weiterentwicklungen
Verwenden Sie bereits ein CRM oder eine Angebotssoftware? Wir bewerten kostenlos die Machbarkeit der Migration zu Odoo und präsentieren Ihnen eine Demo, die mit Ihren eigenen Daten konfiguriert ist.